کلیه ی مستنداتی که در سیستم ذخیره شده است را میتوان به چهار روش رویت کرد.
اولین حالت، مشاهده ی همه ی مستندات است، که میتوان بر اساس سرتیتر مورد نظر اسناد را جستجو کرد. به طورمثال، دستورالعمل ایمنی و بهداشت را میتوان در قسمت عنوان، جلو کلمه شامل ، تایپ کرده و کلیه ی دستورالعمل های مرتبط با ایمنی، به راحتی قابل دسترسی است. همچنین میتوان براساس کد سند ، گروه، بخش، و تاریخ ویرایش، جستجوهای دیگری را انجام داد.
پس از مشاهده، بر اساس دسترسی هایی که در قسمت کارکنان به پرسنل داده شده است، می توان ویرایش سندی را، انجام داد و یا اسنادی را با توجه به تکمیل فرم، به آن افزود.
برای آشنایی با نحوه کدگذاری اسناد بر روی لینک زیر کلیک کنید:
برای بارگذاری میتوانید دکمه جدید را بزنید و پس از پرکردن آیتم های کد سند، عنوان سند، ویرایش، گروه، بخش و مسئول تایید از انتخاب فایل دستورالعمل مورد نظرتان اگر بصورت Pdf یا اسکن شده است بارگذاری نمایید و یا با کلیک روی ساخت سند متنی جدید در Word تایپ کنید و ذخیره را بزنید.
همچنین آیتم تایید سند را داریم که روی هر دستورالعمل گزینه ویرایش را بزنید. سپس تایید سند از کادر بالا را کلیک نمایید و اگر توضیحاتی بابت تایید سند یا ویرایش آن دارید وارد کنید سپس گزینه این سند مورد تایید میباشدرا بزنید. هر کسی که مجوز تایید سند را دارد باید این کار را با نام کاربری خودش انجام بدهد.
برای سوابق ویرایش نیز به این صورت است که روی ویرایش دستورالعمل کلیک نمایید پس از اعمال تغییرات گزینه save را در Word بزنید و سپس گزینه ذخیره رابزنید .پس از آن در سوابق ویرایش تاریخ آخرین ویرایش سند قابل مشاهده است.
