---
title: مدیریت مستندات
description: "[https://player.arvancloud.ir/index.html?config=https://treata-academy.arvanvod.ir/dZxDw0YLeR/0gl30GVEOR/origin_config.json](https://player.arvancloud.ir/index.html?config=https://treata-academy.arvanvod.ir/dZxDw0YLeR/0gl30GVEOR/origin_config.json) کلیه ی مستنداتی که در سیستم ذخیره شده است را میتوان به چندین روش رویت کرد. اولین حالت، مشاهده ی همه ی مستندات است، که میتوان بر اساس سرتیتر مورد نظر اسناد را جستجو کرد. به طورمثال، دستورالعمل ایمنی…"
url: "https://treata.software/docs/%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d9%85%d8%b3%d8%aa%d9%86%d8%af%d8%a7%d8%aa/"
updated: "2025-04-06"
category: مستندات و چک لیست
---

# مدیریت مستندات

[https://player.arvancloud.ir/index.html?config=https://treata-academy.arvanvod.ir/dZxDw0YLeR/0gl30GVEOR/origin_config.json](https://player.arvancloud.ir/index.html?config=https://treata-academy.arvanvod.ir/dZxDw0YLeR/0gl30GVEOR/origin_config.json)

کلیه ی مستنداتی که در سیستم ذخیره شده است را میتوان به چندین روش رویت کرد.
اولین حالت، مشاهده ی همه ی مستندات است، که میتوان بر اساس سرتیتر مورد نظر اسناد را جستجو کرد. به طورمثال، دستورالعمل ایمنی و بهداشت را میتوان در قسمت عنوان، جلو کلمه شامل ، تایپ کرده و کلیه ی دستورالعمل های مرتبط با ایمنی، به راحتی قابل دسترسی است. همچنین میتوان براساس کد سند ، فرآیند، بخش، و تاریخ ایجاد، موعد بازنگری و نسخه ویرایش آن جستجوهای دیگری را انجام داد.
پس از مشاهده، بر اساس دسترسی هایی که در قسمت کارکنان به پرسنل داده شده است، می توان ویرایش سندی را، انجام داد و یا اسنادی را با توجه به تکمیل فرم، به آن افزود.

برای آشنایی با نحوه کدگذاری اسناد بر روی لینک زیر کلیک کنید:

  [آموزش کد گذاری اسناد](https://www.treata.academy/wp-content/uploads/2021/04/%D9%86%D8%AD%D9%88%D9%87-%DA%A9%D8%AF-%DA%AF%D8%B0%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D9%85%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DA%A9.pdf)

برای بارگذاری میتوانید دکمه **جدید** را بزنید و پس از پرکردن آیتم های تاریخ ایجاد ،بخش ،نوع سند، فرآیند ،شماره سند ، عنوان سند، ،تاریخ بازنگری ،شماره بازنگری، کد سند را انتخاب کنید (میتوانید از کدگذاری نرم افزار استفاده کنید ) از قسمت محتویات با "**انتخاب فایل**" دستورالعمل مورد نظرتان اگر بصورت Pdf یا اسکن شده است بارگذاری نمایید و یا با کلیک روی "**ساخت سند متنی جدید**" در Word تایپ و ذخیره کنید

از قسمت "انتخاب قالب سند" نیز میتوان قالب فرم را تغییر داد

**دسترسی سند** این امکان را میدهد که مشخص شود این سند قابل مشاهده برای همه کاربران باشد یا کاربران خاصی فقط آنرا مشاهده کنند

در نهایت **موعد بازنگری** سند خود را مشخص کنید تا در موعد آن به شما اطلاع داده شود

![](https://treata.software/wp-content/uploads/2021/05/image-36.png)

بعد از اینکه سندی را بارگذاری کردید میتوانید سند را جهت امضا ارجاع دهید تا کاربر بعدی در کارتابل خود سند را مشاهده ،مطالعه و امضا کند

![](https://treata.software/wp-content/uploads/2021/05/image-38.png)

برای این کار "**ارسال برای امضا**" را انتخاب کنید و سپس تهیه کننده ،تایید کننده و تصویب کننده را مشخص کنید تا این اطلاعیه در میز کار کاربر انتخب شده،جهت امضا نمایش داده شود

![](https://treata.software/wp-content/uploads/2021/05/image-37.png)

با انتخاب"ا**مضا سند**" امضای کاربر در انتهای سند نمایش داده میشود و در صورت نیاز با انتخاب "**لغو امضا سند**"میتوانید امضا را حذف کنید

![](https://treata.software/wp-content/uploads/2021/05/image-39.png)

در صورتی که سند در قالب WORD ایجاد شده باشد امضای تعریف شده در شناسنامه پرسنلی، در انتهای سند هم  قابل مشاهده است

در صورتی که نیاز هست کاربران سندی را مطالعه کنند میتوانند بعد از مطالعه، آیتم "**تایید سند**" را انتخاب کنند تا با نام کاربر؛ تایید مطالعه سند ثبت شود

جهت استفاده از اسناد آماده ی موجود در نرم افزار از "**بارگذاری انلاین**" آنرا اضافه کنید  

مستنداتی را که حذف کرده اید را با انتخاب گزینه "**نمایش حذف شده ها** " با رنگ قرمز مشاهده کنید

![](https://treata.software/wp-content/uploads/2021/05/image-40.png)

**برای سوابق ویرایش** نیز به این صورت است که روی ویرایش دستورالعمل کلیک نمایید پس از اعمال تغییرات گزینه save را در Word بزنید و سپس  گزینه ذخیره رابزنید .پس از آن در سوابق ویرایش تاریخ آخرین ویرایش سند قابل مشاهده است. 

## سوالات متداول

        در سند مورد نظر ویرایش انجام داده اند اما ذخیره نشده است و ویرایش اعمال نشده است.

حتما باید گزینه ذخیره داخل خود Word را زده و یکبار هم در داخل خود برنامه تریتا زده شود.

       فایل ها و سند های بارگذاری شده باز نمیشوند.

برنامه Word قدیمی بوده و باید آپدیت شود. ترجیحا Word 2010 به بالا نصب شود.

       تاریخ ویرایش اسناد بارگذاری شده برای سال 97 میباشد.از داخل برنامه Word امکان تغییر ندارد.

جهت ویرایش مشخصات کد سند،باید سند مورد نظر را انتخاب و گزینه ویرایش را بزنیم تا مشخصات کد سند در قسمت بالایی و ابتدایی مستندات نمایش داده شده و تغییر تاریخ،بخش،نوع سند و غیره و سپس ذخیره را انجام داد.(ویرایش کد سند از داخل برنامه Word انجام نخواهد شد.)

       در بخش مستندات،اسناد را میخواهند یک جا در نرم افزار بارگذاری کنند.

از Combine PDF میتوانند استفاده کنند و تمامی اسنادشان را در یک صفحه بارگذاری نمایند.

       نرم افزار PDF Combine را از کجا میتوانند دسترسی داشته باشند و استفاده کنند ؟

از نسخه آنلاین باید استفاده کنند. https://combinepdf.com/

       برای ویرایش مستندات به مشکل برمیخورم.

برای ویرایش مستندات باید ابتدا ویرایش را زده سپس مشاهده و بعد از ادیت،ذخیره را در WORD بزنید،سپس در تریتا ذخیره را بزنید.